Zgodnie z przepisami art. 57 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: „Pzp”) o udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
- nie podlegają wykluczeniu;
- spełniają warunki udziału w postępowaniu, o ile zostały one określone przez zamawiającego.
Rodzaje podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy określone zostały w treści rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (dalej: „Rozporządzenie”). Dokumenty te są zróżnicowane z uwagi na rodzaj zamówienia.
W przypadku robót budowlanych zamawiający może żądać:
„wykazu robót budowlanych wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których roboty te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te roboty budowlane zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego roboty budowlane zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty”,
a w przypadku dostaw i usług:
„wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.”.
Zarówno do wykazu robót budowlanych, jak również wykazu dostaw i usług wykonawca powinien dołączyć dokumenty potwierdzające, że czynności te zostały wykonane prawidłowo.
Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia referencji, które mają potwierdzać prawidłowość wykonania zleconych mu czynności.
Rolą referencji jest potwierdzenie należytego wykonania umowy, co wynika wprost z § 9 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia. Treść referencji nie musi w całości potwierdzać spełniania warunku udziału w postępowaniu, bowiem nie taka jest rola tego dokumentu. Referencje stanowią oświadczenie wiedzy, nie zaś oświadczenie woli, a więc mogą być wystawione przez przedstawiciela zamawiającego, niekoniecznie będącego uprawnionym np. zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym do podpisywania dokumentów w imieniu podmiotu, który taką referencję wystawił (vide: wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 21 marca 2023 r., sygn. akt 609/23).
Ustawodawca przewidział sytuację, kiedy to wykonawca (z przyczyn od siebie niezależnych) nie będzie w stanie uzyskać referencji. Może być to spowodowane np. likwidacją podmiotu, na rzecz którego wykonywane były zamówienia.
W takim przypadku wykonawca może posłużyć się (w zależności od rodzaju zamówienia):
w przypadku robót budowlanych:
„(…) oraz załączeniem dowodów określających, czy te roboty budowlane zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego roboty budowlane zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty.”,
a w przypadku dostaw i usług:
„(…) oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy (…)”.
Jak wskazano w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 26 listopada 2025 r., sygn. akt KIO 4397/25 Rozporządzenia nie zawiera definicji, jak należy rozumieć pojęcie „inne dokumenty„.
W ocenie Izby mogą to być między innymi protokoły zdawczo-odbiorcze, czy też faktury wraz z potwierdzeniem zapłaty za daną dostawę/usługę, jednakże w dokumentach tych, jak również w referencjach musi znaleźć się albo jednoznaczna informacja, że dostawa/usługa została wykonana należycie albo inne informacje, które potwierdzałyby należyte wykonanie dostawy/usługi poprzez jednoznaczne oświadczenie, że wykonana usługa, np. „nie zawiera żadnych wad w związku z zawartą umową„, „nie zastosowano kar umownych wynikających z zawartej umowy„.
Nadto, jak wskazuje się w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 15 czerwca 2005 r., sygn. akt UZP/ZO/0-1299/05 faktura VAT nie jest dokumentem, który potwierdza fakt należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Faktura w żadnym swoim elemencie nie potwierdza należytego wykonania Umowy, a tylko dokonanie sprzedaży.
Podobnie orzeczono w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 30 października 2015 r., sygn. akt KIO 2257/15, gdzie stwierdzono, iż na podstawie dowodu zapłaty nie można wnioskować, że wykonawca należycie wykonał usługę.
Złożenie przez wykonawcę oświadczenia własnego w miejsce referencji oraz wyjaśnienie przyczyn złożenia oświadczenia
Jak wskazano w treści uzasadnienia wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 18 marca 2024 r., sygn. akt KIO 721/24
„Złożenie oświadczenia własnego w miejsce referencji jest wyjątkiem od zasady legitymowania się przez wykonawcę referencjami bądź innymi dokumentami sporządzonymi przez podmiot, na rzecz którego usługi wykonano. Warunkiem złożenia oświadczenia własnego jest istnienie niezależnego od wykonawcy powodu, uniemożliwiającego przedstawienie referencji lub innych dokumentów. Wyjaśnienie tego powodu obciąża wykonawcę, który powinien należycie uzasadnić brak możliwości pozyskania referencji, w tym podać przyczynę ich nieuzyskania, przy czym winna to być przyczyna od niego niezależna. Z kolei ocena oświadczenia wykonawcy będzie należała do zamawiającego, którego zadaniem będzie rozważenie, czy wystąpiły okoliczności uprawniające do odstąpienia od wymogu złożenia referencji.”.
„Okoliczność, że powody, dla których wykonawca nie jest w stanie przedstawić referencji winny być wyjaśnione wynika także z tej przyczyny, że zamawiający winien mieć możliwość zweryfikowania czy te konkretne okoliczności zaszły i czy usprawiedliwiają one odstąpienie od przedstawienia referencji. Jest to konieczne dla zachowania równości oferentów, a zatem zachowania uczciwej konkurencji, proporcjonalności i przejrzystości. Co najmniej winno być wykazane, że wykonawca dążył do uzyskania referencji, ale z przyczyn od niego niezależnych nie osiągnął w tym zakresie sukcesu, a zatem podjął on starania, ale nie przynosiły one oczekiwanego rezultatu.”.