Notatka służbowa to oficjalny dokument, który służy do udokumentowania konkretnego zdarzenia, sytuacji lub informacji występujących w miejscu pracy.
Notatka służbowa jest dokumentem, który został wytworzony przez pracownika organu administracji publicznej i dotyczy sfery faktów, może dotyczyć tez wystąpień, opinii i ocen przez te organy i pracowników dokonywanych i jako taka stanowi informacje publiczną. Z punktu widzenia u.d.i.p. treść tych dokumentów (notatek służbowych) jako wytworzonych przez organy władzy publicznej ma charakter informacji publicznej.
Wskazać należy, iż w orzecznictwie sądowoadministracyjnym przyjmuje się szerokie pojęcie informacji publicznej uznając za informację publiczna każdą wiadomość, dotyczącą faktów i danych., wytworzoną przez władze publiczne oraz osoby pełniące funkcje publiczne (por. wyrok NSA z dnia 7 grudnia 2010 r., sygn. akt II OSK 1774/10 – publ.: http://orzeczenia.nsa.gov.pl). O zakwalifikowaniu informacji jako podlegającej udostępnieniu w rozumieniu cytowanej wyżej ustawy decyduje kryterium rzeczowe, tj. treść i charakter informacji.
Informacją publiczna jest więc nie tylko dokument urzędowy ale także sporządzone notatki. W orzecznictwie sądów administracyjnych podnosi się, że notatki służbowe są informacja publiczną, której ujawnienia i udostępnienia może żądać obywatel.
Każda informacja przedstawiciela władzy publicznej utrwalona w jakiejkolwiek formie ma walor informacji publicznej (vide wyrok NSA z 14 września 2012 r., sygn. akt I OSK 11771/12 – publ.: http://orzeczenia.nsa.gov.pl).
Przyjmuje się, że notatki służbowe sporządzane np. przez Straż Miejską czy Policję mają walor informacji publicznej i muszą być udostępnione w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Wyjątek stanowią notatki nieoficjalne – tj. projekty notatek lub zapisy w brudnopisie albo notatki włączone do akt postępowania przygotowawczego w sprawie karnej, lub akt sądowych (vide wyroki: WSA w Lublinie z 4 marca 2014 r., sygn. akt II SAB/Lu 2/14, WSA w Bydgoszcz z 21 stycznia 2015 r., sygn. akt II SAB/Bd 118/14, NSA z 30 stycznia 2015 r., sygn. akt I OSK 617/14 – publ.: http://orzeczenia.nsa.gov.pl)).
Notatka służbowa jest dokumentem, który został wytworzony przez pracownika organu administracji publicznej i dotyczy sfery faktów, może dotyczyć tez wystąpień, opinii i ocen przez te organy i pracowników dokonywanych i jako taka stanowi informacje publiczną. Z punktu widzenia ustawy o dostępie do informacji publicznej treść tych dokumentów (notatek służbowych) jako wytworzonych przez organy władzy publicznej ma charakter informacji publicznej.
Z orzecznictwa wynika, że przymiot informacji publicznej posiadają także dokumenty powstałe w związku z prowadzeniem zadań w ramach realizacji zadań publicznych czy też konkretnych spraw (vide wyrok NSA z 20 stycznia 2012 r., sygn. akt I OSK 2118/11).
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 30 czerwca 2016 r., sygn. akt IV SAB/Po 27/16