Zgodnie z postanowieniami art. 99 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych zamawiający zobowiązany jest do opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
Sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia jest obligatoryjną i najistotniejszą czynnością przygotowawczą poprzedzającą wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Opis stanowi podstawę do podejmowania kolejnych czynności przygotowawczych w postępowaniu, w szczególności ustalenia wartości zamówienia.
Prawidłowość opisu wpływa na jakość złożonych ofert i znajduje bezpośrednie przełożenie na etap realizacji zamówienia. Opis przedmiotu zamówienia odpowiadać powinien uzasadnionym i rzeczywistym potrzebom zakupowym zamawiającego związanym z realizacją przypisanych mu zadań. Sporządzając opis przedmiotu zamówienia, zamawiający powinien mieć na uwadze zasady udzielania zamówień publicznych, w tym zasadę proporcjonalności wyrażoną w art. 16 pkt 3 i 99 ust. 2 Pzp oraz zasadę efektywności wyrażoną w art. 17 ust. 1 Pzp.
Opis przedmiotu zamówiania stanowi istotną część specyfikacji warunków zamówiania, która udostępniana jest wykonawcom.
W przypadku, gdy informacje zawarte w treści SWZ są dla wykonawcy niezrozumiałe, lub wymagają doprecyzowania wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ.
Wyjaśnienie treści SWZ
Przepisy określające zagadnienia związane z zebraniem wykonawców zawarte zostały w treści:
- art. 135 ustawy Pzp – w przypadku postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne;
- art. 284 ustawy Pzp – w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne.
W tym miejscu warto wskazać na tezy zawarte w wyroku Krajoiwej Izby Odwoławczej z dnia 8 październiak 2024, stgn. akt KIO 3298/24, gdzie arbitrzy orzekli m.in.:
„Czym innym jest obiektywnie niejasna treść SWZ, którą należycie działający wykonawca mógłby rozumieć na więcej niż jeden sposób, a czym innym podnoszenie, że dokumentacja jest niejasna, ponieważ odwołujący nie przygotował się właściwie do złożenia oferty w postępowaniu, a teraz szuka subiektywnych wątpliwości czy niejasności, które miałyby zostać rozstrzygane na jego korzyść. Taka wadliwa treść SWZ powinna być także odpowiednio wykazana. Odwołujący powinien udowodnić, że profesjonalnie działający wykonawca, w sposób obiektywnie uzasadniony, mógłby rozumieć wymagania dokumentacji postępowania na co najmniej dwa sposoby, a nie blankietowo zarzucać, że w sumie po odrzuceniu jego oferty SWZ wydaje mu się niejasna.„.
„Jeżeli jakieś wyrażenie faktycznie było niejasne, należało zapytać zamawiającego o sposób rozumienia wymagania na etapie przed złożeniem oferty, a nie następczo zarzucać zamawiającemu zaniechanie dotyczące zdefiniowania pojęć i wymagań, o które nikt nie pytał. Zamawiający, w sposób obiektywnie uzasadniony mógł założyć, że powyższe jest dla profesjonalisty klarowne i jednoznaczne, inaczej należycie działający wykonawca poprosiłby o wyjaśnienie treści SWZ.„.
Zebranie wykonawców
Jedną z form udzielenia wyjaśnień treści SWZ jest zebranie wykonawców.
Przepisy określające zagadnienia związane z zebraniem wykonawców zawarte zostały w treści:
- art. 136 ustawy Pzp – w przypadku postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne;
- art. 285 ustawy Pzp – w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne;
- art. 410 ustawy Pzp – w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.
Zamawiający zwołuje zebranie z własnej inicjatywy, jednak uznać należy, że nie ma przeszkód, aby wykonawcy zwrócili się do zamawiającego z wnioskiem o przeprowadzenie takiego zebrania. Należy podkreślić, że w interesie zarówno zamawiających, jak i wykonawców jest to, aby wszelkie wątpliwości dotyczące SWZ były należycie wyjaśnione, bowiem przekłada się to bezpośrednio na efektywność prowadzonego postępowania.
Konstrukcja przepisu prowadzi do wniosku, że statuuje on możliwość, a nie obowiązek po stronie zamawiającego do zwołania takiego zebrania. Decyzja w tym zakresie należy do zamawiającego, który powinien ją podjąć po rozważeniu okoliczności danej sprawy, w szczególności uwzględniając SWZ.
Informację o terminie zebrania zamawiający zobowiązany jest do udostępnienia na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Wskazać należy, że obecność wykonawcy na tym zebraniu nie jest obowiązkowa. Wykonawca może uzyskać wiedzę na temat pytań zadanych w trakcie zebrania i odpowiedzi na nie poprzez zapoznanie się z treścią informacji ze spotkania.
Po spotkaniu zamawiający sporządza informację ze spotkania, która zawiera zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnienie treści oraz odpowiedzi na te pytania. Informacja z zebrania podlega udostępnieniu na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Ważne jest, że w informacji tej nie wskazuje się źródeł zapytania. Informacja z zebrania ma takie same znaczenie w postępowaniu jak udostępnienie treści zapytań do SWZ wraz z odpowiedziami
Warto wskazać, że możliwość zwołania przez zamawiającego zebrania wykonawców jest regulacją niezależną od wskazanej w przepisach regulacji dotyczącej wyjaśniania treści SWZ na wniosek wykonawcy. Oznacza to, że w jednym postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą być zastosowane obie te regulacje.
Wizja lokalna
Nałożony na wykonawcę obowiązek zapoznania się z dokumentami zamówienia na miejscu lub odbycia wizji lokalnej wymaga od zamawiającego zamieszczenia stosowanej informacji o takim wymogu w SWZ (art. 134 ust. 2 pkt 9 Pzp – dla zamówień o wartościach równych lub przekraczających progi unijne, art. 281 ust. 2 pkt 12 Pzp – dla zamówień o wartościach mniejszych niż progi unijne).
Warto jednak pamiętać, iż możliwość nałożenia takiego obowiązku na wykonawców nie znajduje jednak zastosowania do wszystkich typów zamówień. Jak bowiem wynika przepisów ustawy Pzp konieczność odbycia przez wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzenia przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego wynikać może wyłącznie ze specyfiki przedmiotu zamówienia.
Innymi słowy, specyficzny przedmiot zamówienia wymuszać ma na wykonawcach bardziej dogłębne rozeznanie się w istocie zamówienia, a przez to uprawnia zamawiającego do postawienia wymogu zapoznania się przez tych wykonawców z materiałami, które nie mogą zostać udostępnione na stronie internetowej, i nałożenia na ten wymóg sankcji w postaci odrzucenia oferty. Poprzez pojęcie „specyficzny” Pzp zdaje się określać przedmiot zamówienia wyróżniający się na tle innych zakresem lub złożonością. Specyficznym przedmiotem zamówienia może być przykładowo usługa renowacji lub konserwacji zabytku.
Jak wskazała KIO w wyroku z 2.07.2020 r. (sygn. akt KIO 1336/20) „wizja lokalna przede wszystkim jest organizowana przez zamawiającego, jeżeli ten uznaje, że jej odbycie jest niezbędne do złożenia oferty. Wtedy jest zobowiązany poinformować o takim wymaganiu wszystkich wykonawców w dokumentacji przetargowej. W tym celu wyznacza termin, w którym wszyscy wykonawcy mają prawo zbadać teren realizacji zamówienia: w tym samym czasie, w takich samych warunkach, w takim samym zakresie. Także przebieg wizji lokalnej musi spełniać postulat równego traktowania wykonawców i niedopuszczalne jest, aby niektórych z nich traktować preferencyjnie, umożliwiając im zbadanie terenu realizacji zamówienia w innym terminie albo zebranie innych danych (…)„.
Podstawowym warunkiem wizji lokalnej jest cel jakim jest złożenie oferty, przy czym odbycie wizji lokalnej może być poparte przez każdego wykonawcę przekazanym przez zamawiającego potwierdzeniem odbycia wizji lokalnej. Ustawodawca nie zobowiązał zamawiającego do sporządzania protokołu z odbycia wizji lokalnej, w tym zawierającego dane osobowe uczestników wizji. Potwierdzeniem jej odbycia może być indywidualny dokument, rodzaj zaświadczenia, załączanego następnie przez wykonawcę do złożonej oferty. Pamiętać bowiem należy, że w myśl art. 19 ust. 5 p.z.p. zamawiający przetwarza dane osobowe zebrane w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem.
Oferta wykonawcy złożona bez odbycia wizji lokalnej lub bez sprawdzenia dokumentów nie zbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego, w przypadku gdy zamawiający tego wymagał w dokumentach zamówienia, podlega odrzuceniu.
Jak wskazano w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 8 listopada 2023 r., sygn. akt KIO 3030/23
„Sankcja w postaci odrzucenia oferty złożonej przez wykonawcę, który nie odbył obowiązkowej wizji lokalnej jest jednoznaczna. Nie chodzi o literalnie osobisty udział spółki kapitałowej, co jest fizycznie niemożliwe, lecz udział przez osoby reprezentujące tę osobę prawną, piastujące funkcję organu w postaci zarządu, prokurenta lub pełnomocników. Z przepisu art. 131 ust. 2 pkt 1 p.z.p. wynika, że wizję lokalną przewidzianą przez zamawiającego odbywa wykonawca, a więc podmiot, który zgodnie z definicją legalną zawartą w art. 7 pkt 30 p.z.p., złożył ofertę.„.
Czy zamawiający może wyznaczyć kolejny termin, jeżeli w pierwotnie wyznaczonym terminie nie zgłosił się żaden wykonawca?
Przepisy nie regulują ilości możliwych wizji i sposobu ich przeprowadzenia, to zamawiający, jako gospodarz postępowania, jest uprawniony w tym przypadku do dostosowania terminu i sposobu przeprowadzenia wizji do specyfiki postępowania oraz trybu funkcjonowania zamawiającego. Jeżeli w omawianej sytuacji wyznaczono tylko jeden termin obligatoryjnej wizji lokalnej i żaden wykonawca nie wziął w niej udziału, to zasadne jest wyznaczenie kolejnego terminu i w ślad za tą czynnością, przedłużenia terminu składania ofert, zgodnie z zasadą określoną w art. 131 ust. 2 tiret pierwszy ustawy Pzp.
Ponadto, jak stanowi art. 256 ustawy Pzp zamawiający może rozważyć unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert, jeżeli wystąpiły okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione. Wydaje się, że taką sytuacją może być okoliczność, gdy w toczącym się postępowaniu zamawiający przewidział obligatoryjną wizję lokalną, do której nie przystąpił żaden wykonawca, co prowadzi do sytuacji gdy w toczącym się postępowaniu nie jest możliwe złożenie oferty, która nie będzie podlegać odrzuceniu, z uwagi na regulację art. 226 ust. 1 pkt 18 p.z.p.
Nieprzystąpienie żadnego z wykonawców do wizji lokalnej można uznać za okoliczność powodującą, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione. Jak wskazuje się w literaturze przedmiotu, „zmiana okoliczności objęta art. 256 p.z.p. może być przewidywalna. W grę wchodzi zatem wystąpienie okoliczności, które zamawiający mógł przewidzieć przy dołożeniu należytej staranności. Poza tym stwierdzenie braku potrzeby prowadzenia postępowania nie musi być uzasadnione interesem publicznym. Liczy się również indywidualny interes zamawiającego, zwłaszcza związany z pojawieniem się możliwości bardziej efektywnego wydatkowania środków finansowych” (tak: M. Winiarz, H. Nowak w: Komentarz wyd. II, Prawo zamówień publicznych). Komentatorzy wskazują zatem, że dla ziszczenia się przesłanki niezbędna jest „zmiana okoliczności”, nawet przewidywana, mimo iż literalnie art. 256 p.z.p. tego nie wskazuje, gdyż stanowi, że mają „wystąpić okoliczności„, a nie dojść do „zmiany okoliczności„.
W takim ujęciu uznać należy, że nieprzystąpienie do obowiązkowej wizji lokalnej nie stanowi zmiany okoliczności, a jedynie sytuację gdy wystąpiły okoliczności gdy dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione, gdyż nie istnieje możliwość aby zrealizować cel prowadzonego postępowania, czyli zgodnie z prawem udzielić zamówienia publicznego.